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Entwicklung einer Excel-Bestell-Datenbank (Version 2003.xls)
Erstellt 2007 | Fast 15 Jahre permanente Weiterentwicklung nach Vorgaben der Geschäftsleitung... inklusive 24h Wartungsvertrag
Auftraggeber: Branche Fruchthandel | Mittelstand > Auftrag 2006/2007
Auftragsannahme, Be- & Verarbeitung von Bestellungen inklusive Vorplanung mit Feiertagen
Von 2007 bis Oktober 2021 wurde die Excel-Bestell-Datenbank bei neuen Anforderungen von mir erweitert und getestet. Das Unternehmen stattete Gödecke-Programmierung zusätzlich mit einem Firmenlaptop mit Zugang zu dem internen Servern mit der Excel ALDI-Bestell-Datei aus. Ein 24h Wartungs- und Servicepaket wurde nach Fertigstellung des Hauptprogrammes auf Jahresbasis mit monatlicher Vorkasse geschlossen. Insgesamt wurden 12 Aufträge erteilt.
Vorgeschichte Excel 2003 als Datenbank nutzen: 2006 / 2007 und der Excel-Tagesablauf bei Fax-Eingang von ALDI-Bestellungen! ...
Vieles wurde damals doppelt und manchmal sogar dreifach vom Einkauf und der Geschäftsleitung erledigt. In beliebigen abteilungsspezifischen Tages- und Wochen-Listen der Excel-Version 2003
wurden Bestellungen eingetragen und alleine weiter bearbeitet.
1. Alle Bestellungen mussten zusammengeführt werden.
2. Der Einkauf benötigte eine Übersicht über die aktuellen Bestellungen.
2.1 Zusätzlich waren für die kommende Woche die Bevorratung für Obst und Gemüse zu disponieren.
3. Eine Artikelabstimmung war notwendig um die ausgehenden Bestellmengen zu prüfen.
3.1 Bei Mindermengen waren Zukäufe zu realisieren oder zu entscheiden welche der Niederlassungen geringere Stückzahlen erhielt.
4. Vorjahresvergleiche zu Bestellmengen der jeweiligen Niederlassungen waren äußerst zeitraubende, aber notwendige Aktivitäten.
Angst vor Veränderung Excel 2003 als Datenbank nutzen: Excel-Version 2003.xls anstatt Excel-Version 2007.xlsm ...
Am Markt war die neueste Excel-Version 2007 bereits erhältlich.
Die Vorteile der neuen Excel 2007.xlsm Version waren immens. Jedoch scheuten sich die Mitarbeiter die gewohnte Bediener-Umgebung der Excel-Version 2003 gegen die ungewohnte und neu zu
erlernende Version 2007 einzutauschen.
So kam es zu der Beauftragung die Programmierung in der Version 2003.xls auszuführen.
Umsetzung Excel 2003 als Datenbank nutzen: Excel-Version 2003.xls anstatt Excel-Version 2007.xlsm ...
Selbst Excel 2003 lässt sich mittels der VBA-Programmierung prima als Datenbank verwenden.
Mit nur einem Klick...
1. ... werden nun die einmal erfassten ALDI-Bestell-Daten mittels VBA Programmierung zusammengeführt.
2. ... werden die benötigten Informationen je nach Abteilungsanforderung aufbereitet
3. ... werden bestellte Artikel auch zur weiteren Bearbeitung angezeigt.
4. ... werden benötigte Vergleichswerte (Artikel + Mengen) der Vorwoche für die Planung der kommenden Woche eingestellt.
5. ... werden gelieferte Artikel aus der Vorwoche für die neu anzulegende Woche übernommen.
6. ... werden die aktuellen Daten (Bestellmenge Gesamt je Artikel und Tag) für den Einkauf in Listenform angezeigt.
7. ... werden Dispositionen übersichtlich. Aktuelle Wochenliste oder zukünftige Wochenliste ermöglichen die schnelle Bearbeitung.
8. ... ist nun auch ein Wochenvergleich "HEUTE mit der gleichen Woche VOR EINEM JAHR" möglich.
9. ... sind alle belieferten ALDI Filialen mit ihren Bestellungen und Liefermengen aus der Datenbank aufrufbar.
9.1... Lieferartikel + Liefermenge werden nach KW angezeigt
Amortisation des Auftrages Excel 2003 als Datenbank nutzen: Die Dauer bis erreichen des Break-Even lag unter ...
Break-Even "Auftrag Excel als Datenbank" in weniger als 12 Monaten.
1. Täglich arbeiteten nun die 2 Geschäftsführer und der Einkäufer mit dem Excel-Tool.
2. Nur eine Person muss die Bestellung der ALDI-Filiale einpflegen. Parallele Eingaben wären aber auch möglich.
3. Per Klick wird jede erfasste Bestellung einer ALDI-Filiale in das Hauptprogramm überführt.
3.1 Auszug Hauptprogramm ALDI-Bestellungen
4. Artikelabstimmung, Bestandsrechner oder
KW-Jahresvergleich werden per Klick aktualisiert, ausgewertet und angezeigt.
5. Die Investition hat sich betriebswirtschaftlich innerhalb des ersten Jahres amortisiert.
6. Die Dauer der Zeitersparnis von GF und Einkauf beträgt dabei täglich 3-4 Stunden.
7. Rechnen Sie betriebswirtschaftlich! 3,5 Stunden täglich mal 200 Arbeitstage p.a. mal GF-Stundenlohn ???€ = ???.000 €.
Sie haben Fragen? Rufen Sie an. Ihr Gesprächspartner ist Günter Gödecke: ☎ 06201-7303162
Ich bin ihr Gesprächspartner, wenn Sie Projekte mit Excel im Unternehmen lösen oder verbessern wollen.
- DIe Excel-Bestell-Datenbank.xls wuchs alljährlich auf 200 MB an.
- Der Verarbeitungsgeschwindigkeit tat es keinen Abbruch.